TRGS 400 Gefährdungsbeurteilung: Anleitung & Checkliste

TRGS 400 Gefährdungsbeurteilung: Anleitung, Pflichten & kostenlose Checkliste

Die TRGS 400 Gefährdungsbeurteilung ist die zentrale Grundlage, um Tätigkeiten mit Gefahrstoffen rechtssicher und praxisnah zu beurteilen. Sie konkretisiert die Anforderungen der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) und beschreibt, wie Sie systematisch Informationen sammeln, Gefährdungen bewerten und wirksame Schutzmaßnahmen festlegen.

In diesem How-to Guide erhalten Sie:

• einen Überblick über die Pflichten nach TRGS 400,
• eine Schritt-für-Schritt TRGS 400 Anleitung für die Gefährdungsbeurteilung,
• Hinweise zu typischen Fehlern, die Sie vermeiden sollten,
• eine kostenlose Checkliste als Lead-Magnet, die Sie als Vorlage in Ihrem Betrieb nutzen können.

Hinweis: Die Ausführungen richten sich vor allem an Verantwortliche in Betrieben, die Gefahrstoffe lagern, umfüllen oder einsetzen – etwa in Laboren, Werkstätten, Industrie, Handwerk oder Logistik.

Was regelt die TRGS 400?

Die TRGS 400 („Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen“) beschreibt Vorgehensweisen zur Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung nach § 6 GefStoffV. Ziel ist es, Gefährdungen der Beschäftigten durch Gefahrstoffe zu erkennen, zu beurteilen und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen – vom Umgang mit Lösemitteln über Reinigungschemikalien bis zur Lagerung entzündbarer Flüssigkeiten.

Die TRGS 400:

• bindet die Vorgaben der GefStoffV in den Rahmen des Arbeitsschutzgesetzes ein,
• beschreibt Anforderungen an die Fachkunde derjenigen, die die Gefährdungsbeurteilung durchführen,
• erlaubt unter bestimmten Bedingungen ein vereinfachtes Vorgehen (z. B. mit standardisierten Verfahren oder Handlungshilfen der Unfallversicherungsträger),
• legt Wert auf Dokumentation und regelmäßige Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung.

Für viele Praxisfälle – etwa die Lagerung entzündbarer Flüssigkeiten in einem Gefahrstoffschrank nach EN 14470-1 oder in einem begehbaren Gefahrstoffcontainer – ist die TRGS 400 die methodische Basis, um die richtige Schutzstufe festzulegen.

Pflichten nach TRGS 400 im Überblick

Die wesentlichen Pflichten für Arbeitgeber lassen sich in vier Kernbereiche gliedern:

1. Gefährdungsbeurteilung durchführen
   Sie müssen prüfen, ob Beschäftigte Tätigkeiten mit Gefahrstoffen ausüben oder ob Gefahrstoffe bei Tätigkeiten entstehen bzw. freigesetzt werden (z. B. Dämpfe, Stäube, Aerosole). Auf dieser Basis sind Gefährdungen zu ermitteln und zu bewerten.
2. Informationen beschaffen und auswerten
   Dazu gehören u. a. Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanleitungen, Gefahrstoffverzeichnisse, BG-Handlungshilfen und interne Erfahrungswerte (z. B. Meldungen über Beinaheunfälle oder Beschwerden).
3. Schutzmaßnahmen festlegen und umsetzen
   Aus der Gefährdungsbeurteilung leiten Sie technische, organisatorische und personenbezogene Maßnahmen sowie persönliche Schutzausrüstung (PSA) ab – idealerweise nach dem STOP-Prinzip (Substitution, Technik, Organisation, Person).
4. Dokumentieren, prüfen, fortschreiben
   Die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung, die getroffenen Maßnahmen und die Wirksamkeitskontrollen müssen dokumentiert und bei Änderungen im Betrieb (z. B. neue Stoffe, Verfahren, Anlagen) aktualisiert werden.

Wichtig: Eine Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess.

Schritt-für-Schritt TRGS 400 Anleitung: So gehen Sie vor

Die folgende Anleitung orientiert sich an Ihrer 8-Stufen-Logik und lässt sich direkt als Gefährdungsbeurteilung Gefahrstoffe Vorlage in Ihrem Betrieb anwenden.

1. Arbeitsbereiche und Tätigkeiten definieren

Am Anfang steht immer die saubere Strukturierung: Wo und bei welchen Tätigkeiten werden Gefahrstoffe eingesetzt, gelagert oder freigesetzt?

• Haben Sie alle zu beurteilenden Arbeitsbereiche und Tätigkeiten basierend auf Ihrer Betriebsstruktur ermittelt?
• Liegen Ihnen alle relevanten Informationen vor (z. B. Betriebsanweisungen, Gefahrstoffverzeichnis, SDB)?
• Haben Sie vergleichbare Tätigkeiten und Arbeitsplätze zu sinnvollen „Tätigkeitsgruppen“ zusammengefasst?

Typische Arbeitsbereiche sind z. B. Labor, Misch- und Abfüllbereiche, Werkstatt, Lager oder Versand.

2. Gefährdungen ermitteln

Im zweiten Schritt analysieren Sie, welchen Gefährdungen Beschäftigte konkret ausgesetzt sind.

• Haben Sie jeden Arbeitsbereich und jede Tätigkeit systematisch auf spezifische Gefährdungen untersucht?
• Wurden chemische, biologische, physikalische und mechanische Einflüsse berücksichtigt?
• Haben Sie Informationen aus Gesprächen mit Mitarbeitenden zu Belastungen und Beschwerden eingeholt?

Beispiel: Beim Umgang mit entzündbaren Flüssigkeiten in einem Sicherheitsschrank können z. B. Inhalation von Dämpfen, Hautkontakt, Brand- und Explosionsgefahr relevant sein.

3. Gefährdungen beurteilen

Jetzt bewerten Sie, wie hoch das Risiko tatsächlich ist – aus der Kombination von Eintrittswahrscheinlichkeit und möglicher Schwere der Folgen.

• Haben Sie die Wahrscheinlichkeit und Schwere möglicher Schäden für jede Gefährdung eingeschätzt?
• Nutzen Sie standardisierte Bewertungssysteme (z. B. Risikomatrix) und abgestufte Maßnahmenkonzepte?
• Gibt es Grenzwerte (AGW, BGW) oder besondere Vorschriften, die zu berücksichtigen sind?

Ziel der TRGS 400 ist eine nachvollziehbare, dokumentierte Risikoabwägung, die sich später auch gegenüber Behörden und Unfallversicherungsträgern begründen lässt.

4. Arbeitsschutzmaßnahmen festlegen (STOP-Prinzip)

Auf Basis der Bewertung legen Sie konkrete Schutzmaßnahmen fest – immer nach dem STOP-Prinzip:

• S – Substitution: Kann der Gefahrstoff ersetzt werden (z. B. weniger gefährliche Alternative)?
• T – Technische Maßnahmen: z. B. geschlossene Systeme, Absaugungen, Laborabzüge, Gefahrstoffregale mit Auffangwannen oder Brandschutzcontainer.
• O – Organisatorische Maßnahmen: z. B. Begrenzung der Personenanzahl, klare Arbeitsanweisungen, Kennzeichnung, Zugangsregelungen.
• P – Persönliche Maßnahmen: geeignete PSA (Handschutz, Atemschutz, Augenschutz, Schutzkleidung), Unterweisung und arbeitsmedizinische Vorsorge.

• Haben Sie für jede relevante Gefährdung konkrete, messbare Maßnahmen zur Risikominderung definiert?
• Wurden diese Maßnahmen in der Dokumentation festgehalten (inkl. Verantwortlichkeiten und Fristen)?

5. Maßnahmen umsetzen

Eine Gefährdungsbeurteilung bleibt wirkungslos, wenn Maßnahmen nur „auf dem Papier“ existieren.

• Wurden alle festgelegten Maßnahmen zur Risikominderung tatsächlich umgesetzt?
• Sind alle betroffenen Mitarbeitenden über die Maßnahmen und deren Gründe informiert und unterwiesen?
• Sind erforderliche Investitionen (z. B. Gefahrstoffschrank, Brandschutzcontainer, Absauganlage) erfolgt?

6. Wirksamkeit der Maßnahmen prüfen

Die TRGS 400 fordert, dass Schutzmaßnahmen auf ihre Wirksamkeit überprüft werden. Dazu zählen z. B.:

• Funktionsprüfungen von Lüftungs- und Absaugeinrichtungen,
• Prüfung von Sicherheitsschränken und Gefahrstofflagern,
• Überprüfung anhand von Messungen, Begehungen oder Mitarbeiterbefragungen.

• Wird regelmäßig geprüft, ob die getroffenen Maßnahmen wirksam sind?
• Werden bei Bedarf weitere Maßnahmen geplant und umgesetzt?

7. Prozess fortschreiben

Eine Gefährdungsbeurteilung ist dynamisch. Änderungen im Betrieb machen eine Aktualisierung notwendig.

• Wird die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig überprüft (z. B. jährlich oder anlassbezogen)?
• Werden Änderungen in Arbeitsmitteln, Stoffen, Gesetzen oder Arbeitsabläufen berücksichtigt?
• Gibt es klare Auslösekriterien (z. B. neue Produkte, Unfälle, Beinaheunfälle)?

8. Dokumentation

Am Ende muss der gesamte Prozess nachvollziehbar dokumentiert sein – schriftlich oder elektronisch.

• Ist der gesamte Prozess der Gefährdungsbeurteilung ausführlich dokumentiert?
• Spiegelt die Dokumentation die tatsächlichen betrieblichen Verhältnisse wider und ist sie aktuell?
• Sind Zuständigkeiten, Termine und Prüfrhythmen klar festgelegt?

Hier können Sie auf bestehende Vorlagen (z. B. EMKG-Formblätter, BG-Handlungshilfen oder eigene Formulare) zurückgreifen – ergänzt um Ihre betriebsspezifischen Angaben.

Häufige Fehler bei der Gefährdungsbeurteilung nach TRGS 400

In der Praxis tauchen immer wieder ähnliche Schwachstellen auf. Wenn Sie diese Fehler vermeiden, erhöhen Sie die Rechtssicherheit und den tatsächlichen Schutz Ihrer Beschäftigten.

• Nur Stofflisten statt echter Gefährdungsbeurteilung: Ein Gefahrstoffverzeichnis allein genügt nicht – es braucht eine systematische Bewertung der Tätigkeiten.
• Keine oder unklare Tätigkeitsgruppen: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten sind nicht sinnvoll zusammengefasst, dadurch wird die Beurteilung unübersichtlich oder lückenhaft.
• STOP-Prinzip nicht konsequent umgesetzt: Es wird direkt mit PSA begonnen, ohne Substitution oder technische Lösungen ernsthaft zu prüfen.
• Maßnahmen ohne Verantwortliche und Fristen: Maßnahmen sind beschrieben, aber niemand ist verantwortlich und es gibt keine zeitlichen Vorgaben.
• Einmalige Gefährdungsbeurteilung: Änderungen im Betrieb (neue Gefahrstoffe, Umbauten, andere Arbeitsorganisation) werden nicht nachgezogen.
• Fehlende Wirksamkeitskontrolle: Es findet keine regelmäßige Überprüfung der getroffenen Schutzmaßnahmen statt.
• Keine Beteiligung der Beschäftigten: Praktische Erfahrungen und Hinweise der Mitarbeitenden werden nicht einbezogen.

Praxisnahe Vorlagen: Gefährdungsbeurteilung Gefahrstoffe Vorlage sinnvoll nutzen

Viele Unfallversicherungsträger und Institutionen stellen bereits ausgearbeitete Muster-Gefährdungsbeurteilungen und Formblätter zur Verfügung. Diese sind als „Gefährdungsbeurteilung Gefahrstoffe Vorlage“ hervorragend geeignet, müssen aber immer an Ihren Betrieb angepasst werden.

Typische Quellen sind z. B.:

• Handlungshilfen und Merkblätter (BG RCI, BGW, BG BAU etc.) mit Muster-Gefährdungsbeurteilungen,
• Vorlagen der BAuA (z. B. Formblätter auf Basis des EMKG für Gefahrstoffe),
• Formulare und Beispiele der Berufsgenossenschaften (z. B. Word- oder PDF-Formulare für die Dokumentation).

Unsere Checkliste „TRGS 400 Gefährdungsbeurteilung“ (s. unten) eignet sich ideal als Ergänzung zu diesen Mustern: Sie überprüfen damit, ob Ihr Prozess alle wesentlichen Schritte abdeckt.

Kostenlose Checkliste „TRGS 400 Gefährdungsbeurteilung“

Mit der folgenden Übersicht können Sie Schritt für Schritt prüfen, ob Ihre Gefährdungsbeurteilung nach TRGS 400 vollständig und aktuell ist. Diese Checkliste lässt sich leicht in ein PDF übertragen und als ausfüllbares Formular im Betrieb verwenden.

Unterstützung durch ADESATOS

Die Umsetzung der TRGS 400 Gefährdungsbeurteilung ist besonders bei komplexen Gefahrstofflagern, Brandschutzlagern oder Laboranwendungen anspruchsvoll. Gerne unterstützen wir Sie mit:

• Fachberatung zur Auswahl geeigneter Gefahrstoffschränke, Regale und Container,
• Unterstützung bei der Konzeption von Gefahrstofflagern und Abfüllbereichen,
• Dienstleistungen rund um sicherheitstechnische Überprüfungen und Dokumente.

Sprechen Sie uns an – gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihre Gefahrstofflagerung und Gefährdungsbeurteilung.